È iniziato da settembre l’utilizzo del nuovo sistema di e-procurement anche per le Convenzioni e gli Accordi quadro che saranno via via attivati, consentendo così una gestione degli ordini semplice, innovativa e personalizzata sulle singole iniziative.
Dopo il passaggio nel 2022 al nuovo sistema di e-procurement del Mercato Elettronico e del Sistema dinamico di acquisizione - adeguati ora anche al nuovo Codice degli appalti - è il momento di Convenzioni e Accordi quadro che, da settembre, saranno man mano attivati sul nuovo sistema, con una gestione degli ordini innovativa e personalizzata.
Il primo Accordo quadro, Veicoli 2 bis, è già in linea con le nuove modalità di acquisto e sarà presto il turno di Buoni pasto, Gestione ed efficientamento energetico degli impianti di illuminazione pubblica, Sanità digitale e altre iniziative ancora, fino a completare il passaggio di tutte le Convenzioni e gli Accordi quadro, nuovi e già attivi, nel corso del 2024.
Ma cosa cambia? Gli ordini del Mercato Elettronico sono già gestiti sulla nuova piattaforma sin dallo scorso anno ma tutte le potenzialità del nuovo strumento saranno apprezzabili proprio adesso. Con il nuovo sistema è infatti possibile articolare il processo di ordine in fasi successive tra loro correlate. L’iter completo, che non è però necessario per tutte le tipologie di acquisto, può prevedere diverse fasi:
- Preliminare, per dare al fornitore dettagli sul servizio richiesto, ad esempio per i servizi di pulizia o quelli di gestione della sicurezza degli ambienti di lavoro, è utilizzato per gli acquisti complessi e si accompagna poi alla fase successiva della progettazione
- Progettazione, insieme alla precedente, consente di costruire con il fornitore la proposta più adatta alle esigenze della P.A.
- Pre-contratto, sempre nel caso di acquisti complessi, prevede la redazione di una bozza di contratto che il fornitore potrà accettare o rifiutare
- Contratto, il momento della stipula vera e propria del contratto
- Approvvigionamento, nel caso in cui nell’ambito del contratto siano previsti più momenti di consegna / erogazione del servizio, come ad esempio nel caso di stent ordinati e consegnati mensilmente
- Atti modificativi, per far fronte ad eventuali esigenze di modifiche del contratto stipulato, in incremento o in decremento, o per aggiungere nuovi servizi, già previsti dall’iniziativa
Da questa impostazione deriva una grande semplificazione per l’utente che è guidato lungo un flusso previsto e personalizzato sulla specifica iniziativa di acquisto attraverso fasi sequenziali, ovviamente se necessarie per la tipologia di acquisto. Inoltre l’impiego di un singolo articolo in più fasi consente anche una razionalizzazione del catalogo e delle attività di gestione dell’operatore economico e una maggiore efficienza delle funzionalità di ricerca da parte degli utenti della P.A..
Il percorso in fasi è proprio tipico delle iniziative complesse di Convenzione o Accordo quadro, al contrario degli acquisti da catalogo del Mercato Elettronico che non hanno fasi preliminari, progettazione, pre-contratto e approvvigionamenti ma possono avere invece atti modificativi.
Un altro aspetto interessante è quello relativo alla gestione delle autorizzazioni. Infatti, nuove funzionalità consentono una più efficiente ripartizione dei ruoli sia all’interno della stessa organizzazione sia tra organizzazioni diverse.
Infine, la ridefinizione del documento pdf dell’ordine permette una più immediata fruibilità delle informazioni, anche di quelle necessarie all’evasione dell’ordine.
Per quanto riguarda poi gli enti del Servizio Sanitario Nazionale tenuti alla trasmissione dell’ordine al Nodo Smistamento Ordini (NSO), nel nuovo sistema di e-procurement la trasmissione dell’ordine avverrà automaticamente attraverso la piattaforma nel momento dell’invio al fornitore. I Punti Ordinanti del SSN saranno infatti automaticamente abilitati all’invio degli ordini a NSO attraverso la piattaforma di Acquisti in rete. La ricevuta di trasmissione dell’ordine NSO sarà poi scaricabile in una apposita sezione.
Ecco quindi che si aggiunge un altro tassello al processo di evoluzione di Acquisti in rete che vedrà a breve molte altre novità, anche indotte dal nuovo Codice degli appalti, come ad esempio l’introduzione di SPID o CIE per l’autenticazione al login o l’integrazione con Anac per il rilascio dei CIG.
Veicoli elettrici, cresce l’offerta per la mobilità sostenibile
Sono attivi tutti i lotti dell’Accordo quadro che consente alle Amministrazioni di usufruire dei fondi previsti dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR) per l’acquisto di veicoli elettrici.
Con tre lotti - vetture medie elettriche, veicoli multifunzione trasporto merci e persone elettrici e furgoni elettrici – la nuova iniziativa amplia l’offerta per veicoli ad alimentazione alternativa favorendo la transizione ecologica del parco mezzi, e consente alle P.A. di acquisire i veicoli con le risorse previste dal Piano nazionale di ripresa e resilienza.
Lo strumento dell’Accordo quadro multi aggiudicatario, a condizioni tutte fissate, senza rilancio competitivo, consente di scegliere la tipologia di veicolo più congeniale all’Amministrazione consultando le diverse proposte di personalizzazione. Per acquistare, si procedere con l’invio di un ordinativo diretto di fornitura dopo aver individuato il fornitore che presenta la migliore offerta in relazione non solo al prezzo del veicolo, ma anche alle personalizzazioni di cui necessita e ai costi legati all’efficienza dei veicoli (consumi).
A seconda del lotto, nel caso siano presenti più aggiudicatari tra cui scegliere, le Amministrazioni hanno a disposizione un “Configuratore”, attraverso il quale indicare le proprie esigenze di acquisto e individuare così il fornitore.
Nel caso in cui il primo fornitore dell’elenco abbia raggiunto la quota massima (“plafond superato”) o sia temporaneamente sospeso per la sostituzione dei veicoli (“operatore sospeso”) l’Amministrazione potrà affidare l’ordine al secondo fornitore dell’elenco elaborato dal configuratore e così via.
Tutte le tipologie di veicoli previste possono essere acquistate nelle diverse configurazioni disponibili:
- configurazione base
- con allestimento e servizi opzionali quali:
Servizi opzionali
- Pacchetti di assistenza
- Servizio di ritiro e rottamazione dei veicoli usati di proprietà della P.A.
Personalizzazioni
- Carrozzeria in colori d’istituto caratterizzanti l’Amministrazione
- Personalizzazioni con scritte e/o bande adesive
- Allestimenti e ulteriori opzioni di prodotto
- Predisposizioni radio
- Clausola di codificazione NATO
- Optional della casa costruttrice
Nel prezzo offerto sono inclusi:
- Trasporto e consegna
- Assistenza in garanzia e Soccorso Stradale
- Rete di assistenza e disponibilità di ricambistica
- Servizio di Call Center
Dal punto di vista del processo di ordine, l’iniziativa Veicoli 2 bis è il primo Accordo quadro attivato sul nuovo sistema di e-procurement, dove sono già attivi, da maggio 2022, tutti i bandi del Mercato Elettronico della P.A. e del Sistema dinamico di acquisizione. Nella nuova piattaforma si evidenziano numerosi vantaggi, in termini di efficienza e praticità nel processo di emissione dell’ordine (leggi l’articolo).
La procedura di acquisto prevede l’inserimento dei dati principali della procedura e caratterizzanti l’ordine e offre la possibilità di consultare lo stato di avanzamento dell’ordine perfezionato attraverso le funzioni disponibili nel Cruscotto personale.
Sono attivi i bandi del Sistema dinamico adeguati al nuovo codice
Dopo un periodo di fermo delle negoziazioni, dal 18 agosto sono efficaci anche i nuovi bandi del Sistema dinamico di acquisizione, adeguati alle disposizioni normative del nuovo Codice degli Appalti, efficace dal 1° luglio 2023.
Dopo l’efficacia, dal 1° luglio, del nuovo Codice degli appalti, sono ora attivi e disponibili per gli acquisti e le negoziazioni delle P.A. non solo tutti i bandi del Mercato Elettronico della P.A. (dal 1° luglio), ma anche quelli del Sistema dinamico di acquisizione (dal 18 agosto), adeguati al Codice.
Le Amministrazioni possono quindi pubblicare i propri appalti specifici, anche se potranno presentare offerta solo le imprese che hanno aggiornato i propri dati. L’operatore economico che non potrà partecipare alle negoziazioni riceverà comunque un alert dal sistema che invita il Legale rappresentante a procedere alla modifica delle dichiarazioni rilasciate in fase di abilitazione, in modo da poter continuare a lavorare con la P.A..
Inoltre, in un’ottica di supporto alle P.A., sono stati pubblicati, per tutti i bandi disponibili, dei “Kit documentali”, adeguati alle disposizioni del nuovo Codice, che hanno l’obiettivo di facilitare le attività delle Amministrazioni nella predisposizione della documentazione degli appalti specifici. Dal Capitolato d’oneri al Capitolato tecnico, fino ai diversi allegati, i documenti messi a disposizione sono pronti per essere personalizzati dalle Amministrazioni che intendono indire appalti specifici ancor più rapidamente.
Da gennaio 2024 nuove modalità di autenticazione
Anche per Acquisti in rete cambiano da gennaio 2024 le modalità di autenticazione, per adeguarsi alle regole tecniche emanate da Agid per le piattaforme di e-procurement e in linea con il percorso di digitalizzazione degli appalti pubblici.
Nel percorso di trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, la digitalizzazione degli appalti pubblici rappresenta una tappa fondamentale che consente di snellire e accelerare le procedure di acquisto delle Amministrazioni, allargare la partecipazione dei soggetti che operano nel mercato e rendere il ciclo di vita degli appalti ancora più trasparente.
Con questo obiettivo, il nuovo Codice degli appalti ha delineato, attraverso le regole tecniche definite da AgID, il livello minimo di sicurezza delle piattaforme di approvvigionamento digitale con l'obiettivo di garantire uno scambio di dati e informazioni semplice e sicuro tra le Pubbliche Amministrazioni.
Pertanto, dal 1° gennaio 2024, anche il Portale Acquisti in rete dovrà adeguarsi alle recenti disposizioni e le nuove modalità di autenticazione saranno di tipo LoA3: SPID di livello 2 e CIE mentre, per gli utenti appartenenti agli altri Stati membri della Comunità Europea, saranno utilizzate le funzionalità del nodo eIDAS italiano [FICEP].
I nuovi meccanismi di autenticazione hanno lo scopo di garantire un accesso sicuro e affidabile ai servizi online, contribuendo a prevenire frodi, aumentare l'efficienza dei processi di approvvigionamento e semplificare la partecipazione delle imprese alle gare d'appalto pubbliche. Inoltre, consentono una maggiore interoperabilità tra diverse piattaforme e servizi digitali offerti dalle Pubbliche Amministrazioni, promuovendo l'adozione di soluzioni digitali e la modernizzazione del settore pubblico.
In concreto, dal 1° gennaio saranno abbandonate le abituali utenze e password e l’accesso al Portale Acquisti in rete avverrà tramite SPID, CIE o eIDAS. L’utente già registrato o abilitato non dovrà fare altro, mentre i nuovi utenti dovranno integrare le informazioni fornite dal sistema di autenticazione con le altre informazioni di contatto necessarie all’utilizzo di Acquisti in rete.
Per alcuni dei servizi esposti attraverso la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND), con cui interagisce Acquisti in Rete PA, potrebbe invece essere richiesto un livello di autenticazione di tipo LoA4, corrispondente al Livello 3 di SPID, che garantisce una maggiore sicurezza nell'accesso e nella gestione dei dati.
L’intervento, dettato dalla normativa, si basa quindi sulla semplificazione e sull’innovazione dei processi, con l’unico obiettivo di migliorare l’efficienza e la qualità dei servizi al cittadino e alle imprese. È importante allora essere pronti al passaggio alle nuove modalità di autenticazione, verificando la propria disponibilità di SPID o CIE (eIDAS per gli operatori economici esteri).
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