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Gestione e controllo POR FSE 2014/2020

Come previsto dal Regolamento (UE) n.1303/2013 recante disposizioni sui Fondi SIE, nell'allegato 2 dell'Accordo di partenariato 2014/2020 con l'Italia è contenuta la proposta di Si.Ge.Co., strumento che ha il compito "di assicurare l'efficace attuazione degli interventi e la sana gestione finanziaria, nel rispetto della normativa comunitaria e nazionale applicabile."

Per un'approfondita conoscenza dello strumento e della normativa di riferimento, delle procedure e della modulistica relativi al sistema di gestione e controllo del POR FSE 2014/2020, obiettivo "Investimenti in favore della crescita e dell'occupazione", si rimanda al sito della Regione Piemonte.


Grafica immagine coordinata POR Piemonte 2014/2020

La Regione Piemonte ha predisposto una Strategia Unitaria di Comunicazione per ogni Fondo di investimento per il periodo di programmazione 2014/2020. E' stato, pertanto, elaborato un format comunicativo con lo scopo di rendere immediatamente riconoscibili le iniziative promosse e realizzate nell'ambito della nuova programmazione. Al format devono attenersi tutti i soggetti (dall'Adg, agli OI, ai soggetti attuatori) che abbiano a che fare con attività finanziate con i Fondi Europei.

In particolare, si ricorda che:

  • tutti i documenti che riguardano la realizzazione delle attività (ad esempio registri, fogli firma, ecc.) devono contenere i loghi dell'Unione Europea-Fondo Sociale Europeo, della Repubblica Italiana, della Regione Piemonte e della Città metropolitana di Torino.
  • tutte le iniziative di promozione delle attività al pubblico (ad esempio, manifesti, locandine, opuscoli, targhette, ecc.) devono rispondere alle indicazioni e al format comunicativo della Regione Piemonte, ai quali i beneficiari/soggetti attuatori devono attenersi.
  • i beneficiari/soggetti attuatori, per tutte le attività che si svolgono sul territorio della Città metropolitana di Torino, devono obbligatoriamente utilizzare il format grafico predisposto con la dicitura "organismo intermedio" e il logo della Città metropolitana in basso a sinistra (vedi esempio - word 187 KB).

Per rispondere alle esigenze specifiche dell'attività, è stato istituito un apposito Gruppo di Lavoro interistituzionale di Comunicazione MIP, integrato dai referenti dell'Aggiudicatario del Bando per i "servizi trasversali di supporto alla realizzazione del Programma MIP - Mettersi in proprio". Il gruppo ha elaborato le linee guida in tema di grafica, prima informazione e comunicazione del Programma MIP a cui è obbligatorio attenersi.

 

Monitoraggio e controlli

Registri rilevazione attività

Vidimazione e predisposizione dei registri cartacei

Per la vidimazione dei registri i beneficiari/soggetti attuatori devono presentare una richiesta scritta in duplice copia agli uffici della Città metropolitana di Torino - Dipartimento Sviluppo economico - Ufficio processo di certificazione nell'ambito dei finanziamenti FSE, da compilare in ogni sua parte utilizzando la modulistica sotto riportata.
Al momento della presentazione dei registri una copia della predetta richiesta verrà trattenuta dall'Ufficio e l'altra rilasciata all'Operatore come ricevuta di consegna. Il giorno del ritiro l'Operatore dovrà presentarsi con la propria copia della richiesta che verrà restituita insieme ai registri vidimati.

I registri devono essere preventivamente compilati con tutti i dati già in possesso dell'Operatore, in particolar modo quelli richiesti dal frontespizio del registro stesso. Essi devono, inoltre, essere rilegati a caldo e le pagine devono essere numerate progressivamente (da 1 a N per ciascun registro da vidimare).

I registri vidimati verranno restituiti, compatibilmente con il carico di lavoro degli Uffici e con il numero di registri di cui si richiede la vidimazione, dopo cinque giorni lavorativi dalla consegna (sabato, domenica e festivi esclusi).

Per concordare preventivamente modalità e tempi di consegna/ritiro dei registri, gli Operatori sono pregati di contattare gli uffici ai seguenti recapiti:

  • Ufficio processo di certificazione nell'ambito dei finanziamenti FSE, C.so Inghilterra 7 - 8° piano
    • Marilena Casale
      011.861.7013 - marilena.casale@cittametropolitana.torino.it
    • Antonello Spinnato
      011.861.7308 - antonello.spinnato@cittametropolitana.torino.it

Non saranno accettate richieste di vidimazione, né saranno restituiti registri già vidimati, in orari diversi da quelli concordati.

 

Modelli relativi al Bando di cui al Decreto Consigliere Metropolitano n. 536-14394/2019 del 23/12/2019:

  • Modulo richiesta vidimazione registro Misura 1 (word 87 KB)
  • Modulo richiesta vidimazione registro Misura 2 (word 250 KB)

  • Registri rilevazione attività in presenza
    • Registro rilevazione attività Misura 1 (25 pagine - word 323 KB)
    • Registro rilevazione attività Misura 1 (50 pagine - word 398 KB)
    • Registro rilevazione attività Misura 2 (20 pagine - word 308 KB)

    • Nota bene:
      I registri cartacei non devono essere stampati in fronte/retro.

  • Registri informatici

    Sulla base di quanto disposto dalla Determinazione regionale n. 461 del 24/07/2020 ai consueti registri cartacei per la rilevazione delle attività, vengono affiancati dei registri informatici per permettere, agli Operatori che ne hanno fatto esplicita comunicazione, di erogare i servizi anche a distanza. Per le modalità di erogazione delle attività in presenza e a distanza leggere con attenzione la determina regionale e il suo allegato.

  • Registri rilevazione attività a distanza
    • Registro rilevazione attività a distanza Misura 1 (xx pagine - word xxx KB)
    • Registro rilevazione attività a distanza Misura 2 (xx pagine - word xxx KB)

    • Nota bene:
      I registri per le attività a distanza non necessitano di vidimazione.



Validazione Business plan/Piano di attività

Per la valutazione dei Business plan/Piani di attività elaborati nell'ambito del Programma MIP, con determinazione n. 11-1228/2019 del 01/02/2019 (pdf 148 KB) è stato attivato un apposito Comitato tecnico. Nella stessa determinazione sono dettagliate, tra l'altro, le modalità di funzionamento del Comitato, i suoi componenti, le modalità e i tempi di trasmissione dei Business plan/Piani di attività.

Il Comitato, salvo diversa comunicazione, si riunisce settimanalmente nella giornata di venerdì.
Gli elaborati devono essere trasmessi via Pec (servizio.concertazione@cert.cittametropolitana.torino.it) agli uffici della Città metropolitana di Torino - Direzione Attività produttive - Ufficio MIP-Mettersi in proprio entro il settimo giorno precedente la seduta del Comitato.

Il Comitato valuterà i soli business plan/piani di attività completi di tutta la documentazione richiesta e specificata nella determina sopra citata. Non saranno valutati elaborati difformi nei contenuti dai modelli a disposizione dei soggetti attuatori nell'area web del sito del servizio e/o non trasmessi nei modi e nei tempi indicati nella determina.




Presentazione delle domande di rimborso

Al fine di rendicontare le attività svolte nel quadrimestre, i soggetti attuatori devono presentare una richiesta di rimborso.


Operazioni preparatorie alla richiesta di rimborso

Sono rendicontabili solo i PAI conclusi e registrati sul Sistema Informativo Lavoro Piemonte – SILP. Prima di presentare la richiesta di rimborso sulla procedura regionale Gestione Amministrativa - Rendicontazioni IFPL (GAM) è pertanto necessario chiudere i PAI.
I PAI, per poter essere rendicontabili, devono essere chiusi su SILP entro la chiusura del quadrimestre ovvero entro il 30 aprile, 31 agosto e 31 dicembre.

silp


Quando e come presentare richiesta di rimborso

La richiesta di rimborso può essere presentata tra il 10 e il 20 del mese successivo a quello della chiusura del quadrimestre. Sono rendicontabili solo i PAI conclusi nei termini sopra descritti. La richiesta di rimborso deve avere importo maggiore a 5.000,00 euro (a meno che non si tratti di un saldo). Per presentare la domanda, il soggetto attuatore (operatore capofila) deve utilizzare la procedura regionale Gestione Amministrativa - Rendicontazioni IFPL (GAM) reperibile all'indirizzo http://www.sistemapiemonte.it/cms/pa/istruzione-e-formazione/servizi/859-gestione-amministrativa-rendicontazioni-ifpl-gam, accedendo con le proprie credenziali.
Dalla procedura è possibile caricare la richiesta di rimborso in bozza. Se le attività rendicontabili raggiungono la soglia dei 5.000 euro, è possibile scaricare un file MS Excel per verificare la correttezza dei dati inseriti.
Nel caso in cui si riscontrassero degli errori il soggetto attuatore (operatore capofila), prima di trasmettere la domanda di rimborso in via definitiva, deve inviare tempestiva comunicazione tramite PEC a servizio.concertazione@cert.cittametropolitana.torino.it, segnalando le inesattezze.
Se non si riscontra alcun errore, si può rendere definitiva la richiesta di rimborso. Una volta resa definitiva la richiesta di rimborso sulla piattaforma GAM, stamparla, protocollarla (protocollo interno dei soggetti attuatori), timbrarla e firmarla, eseguirne una scansione pdf e, tra il 10 e il 20 del mese successivo a quello della chiusura del quadrimestre, inviarla tramite PEC con lettera di accompagnamento firmata digitalmente (in un unico file pdf.p7m) a:

Città metropolitana di Torino
Dipartimento Sviluppo economico
Ufficio processo di certificazione nell'ambito dei finanziamenti FSE
pec: servizio.concertazione@cert.cittametropolitana.torino.it


Nell'oggetto della PEC occorre indicare la denominazione del soggetto attuatore (operatore capofila), il codice anagrafico del soggetto capofila (operatore), il nome del bando e il periodo di riferimento della domanda di rimborso.

Es: Codex_sc_D3346_MIP_domanda_rimborso_2°_quadrimestre_2020


Consegna dei registri delle attività oggetto della richiesta di rimborso ai fini dei controlli di primo livello

I controlli sulle domande di rimborso presentate saranno effettuati, di norma, presso gli uffici della Città metropolitana.
Entro 10 giorni di calendario dall'invio della Pec contenente la domanda di rimborso, il soggetto attuatore (operatore capofila), utilizzando l'apposita modulistica (zip 147 KB) ) da compilare in duplice copia, dovrà consegnare all'Ufficio controlli della Città metropolitana di Torino tutti i registri cartacei (compresi quelli ove non siano registrate consulenze) relativi alle attività oggetto della domanda di rimborso inerente il periodo di rendicontazione. Pertanto il capofila del raggruppamento dovrà avere cura di raccogliere e consegnare alla Città metropolitana (ai recapiti sotto indicati e previo appuntamento) i registri delle attività rendicontate da tutti i partner nel quadrimestre per il quale si presenta domanda di rimborso.

Inoltre, come previsto dalla determinazione regionale sopra citata, i registri informatici delle attività erogate a distanza dovranno essere trasmessi via PEC dal capofila del raggruppamento alla Città metropolitana entro tre giorni dalla scadenza della loro validità (mese) insieme alla reportistica e ai tracciati della piattaforma utilizzata per l'erogazione della consulenza a distanza. Per ogni registro di ciascun tutor/consulente si suggerisce di mettere in coda il report generato dalla piattaforma utilizzata (file registro+file reportistica incontri).
La documentazione dovrà essere accompagnata da una lettera di trasmissione con il dettaglio dei documenti allegati. Ogni documento, firmato digiltalmente (pdf.p7m), dovrà essere inviato via PEC a:

Città metropolitana di Torino
Dipartimento sviluppo economico
Ufficio processo di certificazione nell'ambito dei finanziamenti FSE
pec: servizio.concertazione@cert.cittametropolitana.torino.it

 

Nell'oggetto della PEC occorre indicare la denominazione del soggetto attuatore (operatore capofila), il codice anagrafico del soggetto capofila (operatore), il nome del bando e il periodo di riferimento dei registri.

Es: Codex_sc_D3346_MIP_registri_attività_settembre_2020

 

Si ricorda che i modelli di registro scaricabili da questa pagina sono gli unici approvati e utilizzabili ai fini del riconoscimento delle attività erogate.

 

Esiti dei controlli sulle domande di rimborso

La Città metropolitana, una volta esperiti gli adempimenti di competenza dell'Ufficio processo di certificazione nell'ambito dei finanziamenti FSE, invierà lettera di notifica, verbale e check-list tramite PEC al capofila del soggetto attuatore. Allo stesso tempo sarà informato degli esiti dei controlli l'Ufficio Contributi, rendiconti e organizzazione interna della Città metropolitana.
Si rammenta che il capofila del soggetto attuatore è tenuto a custodire i documenti secondo quanto previsto nel Bando, paragrafo 19 - Conservazione della documentazione. Per tale motivo, in caso di futuri controlli da parte di preposti organi dello Stato, della Regione o dell'Unione Europea, è richiesta la firma digitale sui documenti (registri, report, ecc...) a comprova dell'integrità e inalterabilità del file.
A seguito dei controlli se sono emersi dei rilievi, entro 10 giorni di calendario dall'invio della comunicazione da parte della Città metropolitana, il soggetto attuatore (operatore capofila) potrà inviare via PEC le sue considerazioni all'Ufficio controlli sopra indicato.
Se non sono stati richiesti chiarimenti e/o integrazioni, il soggetto attuatore (operatore capofila) può procedere con l'emissione della nota di debito (vedi fac simile - pdf 51 KB). La presentazione della nota di pagamento equivale all'accettazione del verbale.
La richiesta di pagamento dovrà essere inviata, con lettera di accompagnamento firmata digitalmente (in un unico file pdf.p7m) a:

Città metropolitana di Torino
Direzione Attività produttive
Ufficio Contributi, rendiconti e organizzazione interna
pec: servizio.concertazione@cert.cittametropolitana.torino.it


L'oggetto della PEC dovrà riportare la denominazione del soggetto attuatore (operatore capofila), il codice anagrafico del soggetto capofila (operatore), il nome del bando e il periodo di riferimento delle attività.

Es: Codex_sc_D3346_MIP_nota_debito_3°_quadrimestre_2020

L'originale della nota di debito dovrà essere consegnata in formato cartaceo al medesimo ufficio nel più breve tempo possibile.
Al ricevimento della nota di debito, il citato ufficio procederà con l'emissione dell'atto contabile.

Si ricorda che la procedura di trattamento delle domande di rimborso è descritta alle pagine 56 e 57 del documento "Descrizione delle funzioni e delle procedure per l'autorità di gestione e per l'autorità di certificazione" del SiGeCo (All.13).

Contatti:

Dipartimento Sviluppo economico

  • Ufficio processo di certificazione nell'ambito dei finanziamenti FSE
    • Marilena Casale - Responsabile
      011.861.7013 - marilena.casale@cittametropolitana.torino.it
    • Antonello Spinnato
      011.861.7308 - antonello.spinnato@cittametropolitana.torino.it


Direzione Attività produttive

  • Ufficio MIP-Mettersi in proprio
    • Tessa Zaramella - Responsabile
      011.861.7642 - tessa.zaramella@cittametropolitana.torino.it
    • Andrea Bordino
      011.861.6219 - andrea.bordino@cittametropolitana.torino.it

 

  • Ufficio Contributi, rendiconti e organizzazione interna
    • Romana Gerbino - Responsabile
      011.861.6137 - romana.gerbino@cittametropolitana.torino.it
    • Daniela Bianco
      011.861.7624 - daniela.bianco@cittametropolitana.torino.it

Ultimo aggiornamento: agosto 2020

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